不動産管理を担うPM（プロパティマネジメント）企業では、人手不足が深刻化しています。採用が難しく離職率も高いため、限られた人員で契約・修繕・入金など幅広い業務を抱える状況が続いています。現場の負担が増すなかで、業務品質の維持も事業拡大もままならないのが実情です。
この記事では、PM企業が抱える人手不足の現状と課題を整理し、限られたリソースで安定して業務を回すための実践的なアプローチを解説していきます。
人手不足が深刻化する不動産業界の現状
不動産管理を担うPM業界では、人材不足が慢性化しています。
採用難や離職の増加によって現場の人員が足りず、業務量の増大や負担の偏りが深刻化。結果として、事業拡大にも影響がおよんでいます。
ここでは、PM業務の現場で進行する人手不足の実態と、その背景にある構造的な課題を整理します。
人材採用難と離職率の高さ
不動産業界は若手人材の採用が年々難しくなっており、既存社員の高齢化が進んでいます。一方で、長時間労働や待遇、社風などの職場環境を理由に離職する割合も高く、定着率の低さが深刻化しています。
人材が定着しない状況では、担当者ごとの知識やノウハウが継承されにくく、業務の属人化が進みやすくなります。結果として、対応品質のばらつきや引き継ぎ時のトラブルが増え、PM業務全体の安定性を損なう要因となっています。
契約・修繕・入金確認など複雑な業務が多い
PM業務は契約更新や修繕依頼、家賃入金の確認など、日々の対応が多岐にわたります。さらに、新規契約や退去が重なる時期には現場調整や問い合わせ対応が増え、担当者一人あたりの業務量が急増します。
限られた人員で多様な業務をこなす状況が続くことで、長時間労働が常態化しやすくなり、担当者の心身的な負担も大きくなります。結果として離職のきっかけとなるケースも多く、職場環境が原因で定着率が悪化する悪循環を生み出しています。
管理戸数の増加が招く現場負担の偏り
人手不足の状況で管理戸数を増やすといった事業拡大を図ると、人員の補充や育成が追いつかなくなります。現場では既存スタッフが限界まで対応せざるを得なくなり、管理品質の低下を招く悪循環につながります。
対応力が落ちれば、オーナーからの信頼や新規受託の機会を失うことにもなりかねません。持続的な成長を見据えるうえで、人材確保と業務体制の再構築は避けて通れない課題といえるでしょう。
人手不足が不動産業務におよぼすリスク
慢性的な人手不足は、PM業務のあらゆる場面に影響をおよぼします。 現場では対応遅延やミスの増加などが発生しやすくなり、オーナーや入居者との信頼関係にも少なからず支障が生じます。
ここからは、人員不足がもたらす具体的なリスクをまとめ、業務品質や企業成長にどのような影響をおよぼすかについて見ていきます。
顧客対応の遅れによる満足度低下
問い合わせや修繕依頼への対応が遅れると、入居者やオーナーの不満が蓄積しやすくなります。小さな連絡漏れや報告の遅れでも「対応が雑」「連絡が取りづらい」といった印象を与え、信頼を損なう要因となりかねません。
対応への不安や不信感が続けば、オーナーは別の管理会社への乗り換えや契約条件の見直しを検討するようになります。こうした対応遅延の積み重ねが企業全体の評価を下げ、受託機会の減少や収益悪化といった経営リスクにつながっていきます。
ミスや情報漏れのリスク増加
人手不足が続く現場では、限られた担当者が複数の業務を抱えるため、情報管理が個人に依存しやすくなります。
入力や更新を一人で行う体制では、誤りや記載漏れが発生しやすく、確認作業にも手が回らなくなりがちです。その結果、修繕履歴や契約内容の不整合、報告漏れといったトラブルが起きやすくなります。
また、担当者の異動や退職時には、情報の引き継ぎが不十分になりやすく、後任が対応状況を把握するまでに時間がかかってしまいます。このような状態が続くと、報告や確認の抜け漏れも発生しやすくなり、結果的にオーナーや入居者対応に影響をおよぼすリスクが高まります。
営業活動の停滞による成長の鈍化
既存業務でリソースが逼迫すると、営業活動に十分な時間を割けなくなります。オーナーへの提案や新規物件の受託に手が回らず、結果として新規受託の機会を逃すことにつながります。
さらに、既存オーナーからの紹介や社内の他部門との連携による案件創出の機会も減少し、企業としての成長スピードが鈍化するといったことにもなりかねません。こうした状況が続けば、将来的な収益基盤の強化にも影響をおよぼす恐れがあります。
人手不足でも不動産業務を回す仕組みづくり
人手不足でも安定した運営を維持し、事業拡大を目指すためには、業務の仕組みそのものを見直し、少人数でも成果を出せる体制を整えることが必要不可欠です。
ここでは、不動産業務管理クラウドの活用による業務標準化やデータ活用など、人手に依存しすぎない、持続可能な管理体制の構築方法について解説します。
不動産管理クラウド活用による業務標準化の実現
紙やExcelでの業務管理から脱却し、データ・情報を不動産管理クラウド上で一元化することで、担当者ごとの管理方法や記録形式の差をなくすことができます。
契約更新や修繕対応、入金管理などを共通フォーマットで統一すれば、誰が担当しても同じ品質で処理できる体制を構築することが可能です。
データや書類をクラウド上に集約することで、業務の流れも明確になり、判断や承認のスピード向上も期待できます。
マニュアル化と業務フロー整備で属人化を防ぐ
不動産管理クラウド上で情報を一元化しても、運用手順や判断基準が担当者ごとに異なれば、業務品質に差が生じてしまいます。そこで重要になるのが、マニュアルと業務フローの整備です。
フローチャートやチェックリストで業務手順を可視化することで、誰が対応しても同じ流れで処理できるようになります。これにより、作業の抜け漏れや二重対応を防ぎ、繁忙期でも安定して業務を回せる体制を築くことが可能です。
マニュアル化は業務を標準化するだけでなく、教育や引き継ぎの効率化にもつながります。現場の生産性を底上げし、人員が限られていても管理戸数を維持・拡大するための土台となるものです。
データに基づく経営判断
人手が限られる環境では、担当者の経験や感覚に頼ることになり、報告や提案の精度がばらついてしまいがちです。結果として、オーナーへの説明力や信頼性に影響をおよぼす恐れがあります。
そこで重要となるのが、データに基づく経営判断です。不動産管理クラウドシステムを導入すれば、収支や稼働率、修繕履歴などを横断的に把握でき、物件ごとの収益構造や課題を客観的に捉えることが可能です。
客観的なデータをもとに改善提案を行えば、勘や経験に頼らず根拠ある方針を示すことができ、オーナーへの説明責任を果たしながら信頼関係を強化できます。
成長を見据えた拡張性の確保
管理戸数が増加すると、物件情報や契約内容、入金・修繕履歴などのデータ量も増加し、紙やExcelでの管理では処理が追いつかなくなるケースも少なくありません。
不動産管理クラウドを活用すれば、契約・入金・修繕などの情報が自動で集約され、複数の担当者が同時にアクセス・処理できます。データの検索や共有も瞬時に行えるため、管理戸数が増えても一人あたりの負担を大きく変えずに業務を継続できるでしょう。
不動産管理クラウドツール選定のポイント
人手不足のなかでも安定して不動産業務を回すには、機能面だけでなく、現場に定着し、成長に合わせて使い続けられる仕組みを持つクラウドツールを選ぶことが重要です。
選定にあたっては、契約・修繕・入金などの業務を一元管理でき、運用負担を増やさずに管理規模を拡大できる体制を整えられるかがポイントとなります。
ここからは、不動産管理クラウドを導入する際に押さえておきたい選定ポイントについて、詳しく解説します。
業務範囲に合った機能を網羅しているか
不動産管理クラウドツールを選定する際は、自社の業務範囲をどこまでカバーできるかを見極めることが重要です。契約管理、入居・退去対応、修繕、入金確認などの日常業務を1つの仕組みで完結できることが理想です。
業務プロセスを一元管理できれば、担当者間での情報共有や引き継ぎがスムーズになり、ミスや対応漏れのリスクを抑えられるでしょう。
なかでも、会計ソフトや既存システムとの連携は重要なポイントです。連携できない場合、入金データや請求情報を手動で入力する必要が生じ、作業の手間やミスの発生リスクが高まります。Excelや別ツールを併用せざるを得ないケースもあり、入力や確認の負担が二重化してしまう恐れがあります。
操作性と現場での使いやすさ
さまざまな機能を持つ不動産管理クラウドですが、どれほど多機能であっても現場の担当者が使いこなせなければ意味がありません。
そのため、クラウドツールを選ぶ際は複雑な設定や画面構成ではなく、誰が見ても直感的に操作できる設計かどうかを見極めることが重要です。
特に、PM業務の現場では契約処理・修繕依頼・入金確認などの作業が多く、一部の業務の遅れが全体の進行に影響してしまいます。シンプルなUIとわかりやすいナビゲーションを備えたツールであれば、担当者の習熟スピードも上がり、導入後の定着率も高まるでしょう。
さらに、スマートフォンやタブレット対応など、現場での使いやすさも大切です。外出先から情報を確認・更新できる環境が整えば、対応スピードが向上し、オーナーや入居者へのレスポンス品質向上にもつながります。
拡張性・他システムとの連携性
将来的な管理戸数の増加や事業拡大に備え、柔軟に機能を拡張できるクラウドツールを選ぶことも重要です。
導入時は必要最小限の機能から始め、契約管理・修繕・入金・会計などの業務を段階的に追加できる仕組みであれば、現場負担を抑えながら運用を広げることができます。
また、電子契約・ポータルサイト・会計ソフトなど外部サービスとの連携性も欠かせません。システム間でデータを自動連携できれば、入力や確認の手間を減らし、限られた人員でも管理業務のスケールアップがしやすくなります。
セキュリティと法改正への対応力
PM業務では入居者情報や契約データなどの機密性が高い情報を扱うため、セキュリティ対策は最重要項目です。
データの暗号化、アクセス権限の設定、ログ管理など、情報漏えいを防ぐ機能が備わっているかどうかを必ず確認するようにしましょう。
また、万が一のトラブルや災害時にもデータを保全できるバックアップ体制やBCP（事業継続計画）への対応も重要です。クラウドサーバー上で自動保存・復旧が可能な環境であれば、想定外の事態にも迅速に業務を再開することが可能です。
加えて、宅地建物取引業法や個人情報保護法など、不動産業界では法改正が頻繁に行われます。クラウド型の管理ツールであれば、法令改正時にシステムが自動で更新されるため、常に最新の状態で運用を続けることが可能です。
導入後のサポート体制と運用支援
サービスベンダーによるサポート体制の充実度は、システム導入や運用の安定性を左右する重要な要素です。導入時の初期設定支援や操作研修、問い合わせ対応が整っているかどうかは、現場への定着度を大きく左右します。
不動産管理クラウドは契約・入金・修繕など複数部門にまたがる業務を一元化します。そのため、導入後に十分に活用できない状態が続くと、現場の混乱を招くだけでなく、定着を妨げる要因となりかねません。
導入フェーズでの伴走支援や定着後の運用サポートまでを見据え、専任担当者の有無や問い合わせ窓口の対応品質を確認しておきましょう。また、操作マニュアル・ヘルプページ・動画チュートリアルなど、自社で学べる環境が整っているかどうかも重要な判断基準です。
さらに、定期的なレビューや運用改善の提案を受けられる体制があれば、組織の成長や人員の入れ替わりにも柔軟に対応できるようになるはずです。導入・定着・改善支援の3段階がそろっていることは、現場が自走できる環境づくりと、組織全体のDXを長期的に支える土台となります。
人手不足を解決する不動産業務の管理クラウド
ここまで整理してきた選定ポイントは、不動産業務の管理クラウドを検討する多くの企業に共通する判断軸といえます。
こうした要件を実務レベルで満たしている例として挙げられるのが、不動産管理業務に特化したクラウドシステム『いい生活の不動産SaaS』です。
『いい生活の不動産SaaS』は、契約・修繕・入金といった主要業務を一元管理できる点が特長で、複数ツールを併用せずに業務を完結できるため、「業務範囲に合った機能を網羅しているか」という観点を満たしています。
また、会計ソフトや電子契約サービスとのデータ連携機能を備え、入力や集計の手間を減らすことで現場の負担を抑えつつ、運用規模の拡大にも対応できる「拡張性・連携性」を実現しています。
さらに、クラウド環境によるデータ保全とアクセス権限管理、法改正時の自動アップデート機能により、「セキュリティと法制度対応力」の観点でも高い信頼性を確保。
導入後は、初期設定・研修・定着支援・改善提案などのサポート体制が整っており、「導入後のサポート体制と運用支援」という選定ポイントにも合致します。
業務効率化で少数精鋭体制を実現しよう
人口減少や採用難の影響で、不動産業界では人手不足が長期化しています。限られた人員で管理戸数を維持・拡大していくには、属人化を防ぎながら業務を継続的に回せる仕組みづくりが欠かせません。
データに基づく経営判断や、将来的な拡張に対応できる業務基盤を整えることで、少数精鋭でも安定した管理体制を維持できます。『いい生活の不動産SaaS』などの不動産管理クラウドを活用すれば、業務フローの標準化や情報の一元化を通じて、現場の処理力と判断精度を高められます。
業務効率化は人手不足を補うためだけの手段ではありません。データを活用した業務標準化や、拡張性を備えた仕組みづくりを進めることで、変化の多い環境下でも安定して成果を上げられる体制を築けます。限られた人員で成果を上げるためにも、今こそ業務プロセスと管理体制の両面から仕組みを整える絶好のタイミングといえるでしょう。
