ビルメンテナンスは建物の安全性や快適性を維持するために欠かせない業務です。しかし現場では、AMとPMの分業による情報断絶や、人手不足に伴う業務の属人化といった課題が山積しています。これらは日常業務の非効率化にとどまらず、経営層の投資判断や資産価値の維持にも影響を及ぼしかねません。
こうした背景から、現場と経営をつなぐ仕組みとして「ビルメンテナンスDX」への注目が高まっています。DXを推進することで、請求や修繕履歴の正確な管理、点検・清掃・修繕の効率化、データ活用による投資判断の信頼性向上といった効果が期待されています。
この記事では、ビルメンテナンスDXのメリットと導入効果を整理し、PM担当者が押さえておくべきシステム選定のポイントを解説します。
ビルメンテナンスDXが注目される背景と業界の課題
ビルメンテナンスは建物の安全性や快適性を支える重要な業務ですが、現場では構造的な課題が積み重なっています。部門ごとの分業体制による情報断絶、紙やExcelに依存したデータ管理の分散、さらに人手不足や業務の属人化などが代表例です。
これらの問題は、日常業務の非効率にとどまらず、経営層の投資判断や資産価値の維持にも影響を及ぼしかねません。こうしたリスクが顕在化する中で、業界では課題解決の手段としてDXへの関心が高まっています。
ここでは、ビルメンテナンスDXが注目される背景と、業界が直面する主な課題について整理します。
AM・PMの分業構造による非効率
ビルメンテナンスは建物の安全性や快適性を維持し、資産価値を守るうえで欠かせないものです。しかし、資産運用を担うAM（アセットマネジメント）と、現場での管理を担うPM（プロパティマネジメント）が分業体制となっていることが一般的です。
この体制下では、現場で把握されている管理状況や細かな対応内容が経営側に十分に伝わらないケースが少なくありません。その結果、意思決定に必要な情報が部門間でかみ合わず、迅速な判断が難しくなることがあります。
データの分散が経営判断の精度を下げている
テナントの稼働率や修繕履歴など、投資判断に直結する情報は本来一元的に管理されるべきものです。しかし実情は、紙やExcelといったバラバラのツールで記録され、部門や担当者ごとに分散して管理されることが多くあります。結果として、必要なデータをタイムリーに取り出せず、経営判断の精度やスピードを損なう要因となっています。
さらに、記録方法が統一されていないことでデータ形式がばらつき、比較や集計が難しくなるケースも見られます。たとえば、同じテナントの稼働率を営業部は月次、管理部は日次で管理しているケースです。数字が合わず正確な判断を下せなくなる恐れがあります。加えて、更新のタイミングが部署ごとに異なると、古い情報に基づいて投資判断を行ってしまうリスクも高まります。
人手不足による業務の属人化の進行
ビルメンテナンス業界は、高齢化・労働人口減少の影響もあり、現場運営を担う要員の確保が課題となっています。
さらに、IT基盤・システム面では「2025年の崖」のリスクが指摘されています。古いシステムを維持し続けると、特定の知識を持つ限られた担当者に依存せざるを得なくなります。その結果、人材不足と業務の属人化が同時に進行し、担当者が離職・退職した際に業務が滞る危険性が高まります。
実際に、レガシーシステムを抱える現場では保守要員の不足により障害対応が遅れるケースが見られます。システムがブラックボックス化して改修が困難になるケースも少なくありません。
ビルメンテナンスDX推進の主なメリット｜機能編
ビルメンテナンスDXを実現するシステムには、現場の管理精度を高めながら経営判断に役立つ情報を整備できる多様な機能があります。
請求や契約更新といった事務処理の自動化、日常的な点検・修繕作業の一元管理、さらに修繕履歴や省エネデータの可視化などを通じて、業務負担の軽減と判断材料の充実を同時に実現します。
ここでは、ビルメンテナンスDXを実現するシステムの代表的な機能と効果を紹介します。
請求を自動化し更新漏れや誤請求を防げる
保守契約や点検契約に基づく請求は、更新時期の把握や条件確認に手間がかかり、人的ミスによる更新漏れや誤請求が発生しやすい業務です。
これらの業務をデジタル化し、自動で請求書を発行し、契約更新を管理できる仕組みを導入すれば、人的ミスを予防することが可能です。これにより、オーナーやテナントの信頼を損なうリスクを大幅に軽減することにつながります。
また、複雑な契約条件にも柔軟に対応できるようになります。そのため、システム上で契約内容を自動反映し、請求金額や更新スケジュールをスムーズに調整することが可能です。これにより、従来の手作業に伴う確認作業を省き、コストを抑えつつ正確な請求運営が可能になります。
点検・清掃・修繕の作業スケジュールを一元管理し予実精度が高まる
日常的な点検・清掃・修繕といった作業には、計画と実績のズレ（予実差）が発生しがちです。さらに、スケジュールと実績を部門や担当者ごとにバラバラに管理していると、そのズレを早期に把握できず、進捗の遅れや突発対応の後手につながります。
ビルメンテナンスDXを推進することで、これらの作業スケジュールと実績をクラウド上で一元管理が可能です。モバイル端末から現場で実績入力を行えるようになり、管理者はリアルタイムで現場の進捗を把握できます。計画通り遅延している部分を早期に発見して対応できるようになります。
このような仕組みは、運営の透明性と効率性を同時に高め、現場対応のスピードと信頼性を向上させるための土台となるでしょう。
修繕履歴と省エネデータの見える化で資産価値が高まる
修繕履歴や省エネ改修後のエネルギー使用実績を蓄積・可視化することは、ビルメンテナンスDXのメリットの1つです。
これにより、建物の劣化状況や環境性能を客観的に把握でき、長期的な修繕計画や投資判断の根拠を明確にできます。たとえば、企業や不動産が社会的に評価されるESG評価の改善にもつながります。ESG評価とは、環境（Environment）・社会（Social）・ガバナンス（Governance）の観点から企業活動や資産価値を測る指標であり、投資家や金融機関が重視する評価軸です。
また、PMは修繕履歴をもとに補修周期や劣化傾向を分析し、長期保全計画を戦略的に立案できるようになります。省エネデータを活用することで改修効果や投資対効果を定量的に示すことができ、AMや経営層の意思決定を支援する材料としても機能するでしょう。
ビルメンテナンスDX推進の主なメリット｜実務編
ビルメンテナンスの現場では、報告書作成や契約・請求処理、点検や清掃のスケジュール管理など、日常的に発生する細かな業務が少なくありません。これらは紙やExcelに頼った運用が多く、手間や属人化によるミスが発生しやすい業務です。
DXを推進することで、現場から直接データを入力して報告書を自動生成することが可能になります。業務の標準化が進むことで、少人数でも安定的な業務遂行が可能になるなどの効果も期待できるなど、さまざまなメリットがあります。
ここでは、ビルメンテナンスDXが実務にもたらす具体的なメリットを紹介します。
報告書作成を効率化し現場負担を軽減できる
ビルメンテナンス業務では従来、点検や修繕の記録を紙で残し、事務所に戻ってからPCに入力し直す手間がかかっていました。しかし、ビルメンテナンスDXを推進することで、タブレットやスマートフォンから現場でデータを入力することが可能になります。
不具合箇所の写真やコメントを記入し、データを自動集計・フォーマットに反映させるだけでなく、月次・年次報告書を自動生成することも可能です。
この仕組みにより、報告書作成にかかる時間を大幅に削減できます。現場スタッフは、巡回業務や点検精度向上、異常対応といったコア業務に注力できるようになります。
業務標準化で属人化を防ぎ安定運営を支える
ビルメンテナンスの日常業務は、担当者に依存すると品質がばらつきやすくなります。人材確保が難しい中で業務が属人化すると、社員教育や引き継ぎに時間がかかってしまいます。円滑な業務運営の大きなリスクといえるでしょう。
ビルメンテナンスDXを推進することで、手順や書式を標準化すれば、誰が担当しても同じ水準で業務を遂行できる仕組みを整えられます。入力や報告の流れをシステムがガイドし、チェックリストの統一やクラウドでの報告共有により、抜け漏れや品質差を抑制することが可能です。
このような標準化は、手順を共有できるため、新人でも迷わず作業に取り組むことができます。短期間で現場に戦力になりやすくなり、人材確保が難しい状況でも必要な業務を滞りなく進めやすくなります。
データ活用で正確な請求と現場の透明性を実現する
請求業務では、現場の作業実績と契約条件を照合する必要があります。しかし両者が別々に管理されている場合、資料を見比べて転記する作業が発生するため、誤入力や更新漏れといったミスが発生しがちです。
ビルメンテナンスDXを推進することで、作業実績と請求データの管理を連携させることができます。これにより、現場で入力した実績がシステムに即時反映され、契約条件に基づいた金額の自動計算が可能です。これにより、人的な作業ミスを防止し、請求業務の精度向上が期待できます。
さらに、現場報告と請求データをひも付けて管理できる点も重要です。現場で入力した作業実績に写真やチェックリストを添付すれば、請求の裏付けを同時に残せるため、オーナーやテナントへの説明責任も果たしやすくなります。
ビルメンテナンスDXにおけるシステム導入・運用のポイント
ビルメンテナンスDXを効果的に進めるためには、システムを導入するだけでなく、その設計・選定・運用の各段階で正しい判断を行うことが欠かせません。導入設計やシステム選定、運用改善までを一連の流れとして捉え、現場と経営の両面から判断していくことが重要になります。
ここでは、ビルメンテナンスDXの導入から運用に至るまでに押さえておくべきポイントを整理し、実際の取り組みに役立つ視点で解説します。
現状課題を可視化し導入設計と優先領域を定める
ビルメンテナンスDXの効果を最大化するためには、まず現場で抱えている課題や改善すべき業務を洗い出すことが大切です。
現場の実務担当者からのヒアリング、業務ログや既存データの分析などを通じて、どこにボトルネックがあるかを明らかにします。
その際、業務効率化だけでなく、経営にも直結することを意識して最優先テーマを選定するとよいでしょう。たとえば請求や契約、予実管理といった分野は、いずれも資金繰りや投資判断に直接影響を与える経営上の重要指標です。これら関連業務を優先的に改善することで、DXの効果が経営層にも実感しやすくなるでしょう。
会計システムと連携できるクラウド型を選定し情報分散を解消する
ビルメンテナンス業務の管理システムを導入する際、選定基準の1つとなるのが会計システムとの連携性です。契約や修繕、収支のデータを会計処理と連携させることで、請求や予算管理を正確かつ効率的に行うことができます。
ビルメンテナンス業務の管理システムは、自社でサーバーを保有・管理するオンプレミス型と、インターネット経由で利用するクラウド型に大別されます。クラウド型は会計システムとの連携機能を標準装備しているケースが一般的です。そのため、契約や修繕の情報をリアルタイムに反映でき、情報分散の解消や業務のスピード化に適しています。オンプレミス型でも会計システムとの連携は可能ですが、サーバー保守や改修コストが大きく、柔軟性に欠ける場合が多いです。
なお、クラウド型は自動アップデートや外部システムとの親和性にも優れており、将来の変化にも柔軟に対応できる拡張性があります。
運用と改善で経営判断を支える仕組みに育てる
ビルメンテナンスDXは、システムを導入して終わりではなく、運用を通じて効果を測定し、改善を重ねていくことが大切です。たとえば、誤請求件数、修繕コストの増減などを定点観測することで、業務効率や精度の改善度合いを評価できます。改善を繰り返すことでシステムの活用度が高まり、現場に根付いた仕組みとして定着していきます。
こうした改善の積み重ねにより、システムは単なる効率化ツールを超え、契約や収支データを基盤とした信頼性の高い情報インフラへと発展していきます。その結果、現場での修繕履歴や作業実績と経営側の予算管理が同じ基盤でつながり、より確かな経営判断を支えることが可能になります。
『いい生活建物管理クラウド』で横断データを活用する
これまで見てきたように、ビルメンテナンスDXを推進するためには、契約・修繕・収支といった基幹情報を横断的に管理し、会計システムとも連携できる仕組みが欠かせません。こうした要件を満たす具体的なソリューションの1つが『いい生活の不動産SaaS』です。
『いい生活の不動産SaaS』は、契約・修繕・収支といった基幹情報を一元的に管理できるクラウド型のソリューションサービスです。テナント管理や契約、請求、修繕対応などのデータを横断的に連携させることができ、分散していた情報をリアルタイムに把握できます。
また、会計システムとの柔軟な連携にも対応しており、請求や収支データを自動的に反映させることで、経理処理の正確性を高められます。これにより、数字と実務の齟齬を防ぎ、経営判断の裏付けとなる情報体系を整備できます。
さらに、クラウドサービスならではの自動アップデート機能を備えているため、法改正や運用環境の変化にも迅速な対応が可能。導入後も常に最新の状態で利用でき、法改正やセキュリティリスクにも継続的に対応できます。
ビルメンテナンスDXで業務を最適化し、投資判断の精度を高めよう
ここまでまとめてきたように、ビルメンテナンスDXは単なる業務効率化にとどまるものではありません。請求や修繕履歴の正確な管理、標準化による安定運営、データ活用による投資判断の信頼性向上といったさまざまな効果が期待できます。
しかし、その成果を確実に得るためには、導入設計・システム選定・運用改善という一連のプロセスを適切に進めることが欠かせません。なかでも、請求や収支といった情報と会計システムの連携がしやすい『いい生活の不動産SaaS』をはじめとするクラウド型システムの選定は、分散や属人化を解消するうえで効果的です。
情報が一元化されることで、現場から経営層まで同じ基盤でデータを参照でき、長期修繕計画や投資判断の精度向上にもつながります。ビルメンテナンスDXで業務の効率化と投資判断の精度を高めていきましょう。
